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국세청은 증빙서류를 스캔 받아 보존하는 경우 원본 증빙서류와 함께 보존해야 한다고 밝혔다.

국세청은 지출증명서류 등의 보관 의무 여부에 대한 질의에 이같이 회신했다.

국세청은 문서로 받은 증빙서류를 스캐너 등을 통해 정보보존 장치에 보존하는 경우 원본증빙서류를 반드시 같이 보존해야 한다고 유권해석 했다.

이와 관련해서는 기존 유권해석(서면-2018-법인-1312, 2018. 05. 31.)에서도 “문서로 받은 증빙서류를 스캐너 등을 통해 국세기본법 시행령 제65조의7에서 정하는 기준에 적합하도록 정보보존 장치에 보존하는 경우 법인세법 제116조 제1항에 따라 원본증빙서류를 반드시 같이 보존해야 한다.”고 해석한 바 있다.

국세청은 이 유권해석을 통해 “법인이 장부와 증빙서류의 전부 또는 일부를 국세기본법 시행령 제65조의7 및 국세청장이 정하는 기준에 따라 전산조직을 이용해 작성한 경우에는 그 자체가 원본이므로 이를 정보보존 장치에 보존하는 경우 장부 등의 비치 및 보존의무를 이행한 것으로 보는 것”이라고 밝혔다.

질의법인은 납품서를 Hard Copy 형태로 보관하고 있다.

이와 관련해 질의법인은 납품서를 스캔문서(전자문서)로 변환해 보관 할 경우 세법상 보관의무를 이행하지 못한 것인지 여부에 대해 물었다.

(법인, 서면-2018-법인-3251 [법인세과-790], 2020. 03. 13)

현행 법인세법 제116조(지출증명서류의 수취 및 보관) 제1항에서는 ‘법인은 각 사업연도에 그 사업과 관련된 모든 거래에 관한 증명서류를 작성하거나 받아서 제60조에 따른 신고기한이 지난날부터 5년간 보관하여야 한다. 다만, 제13조제1호에 따라 각 사업연도 개시일 전 5년이 되는 날 이전에 개시한 사업연도에서 발생한 결손금을 각 사업연도의 소득에서 공제하려는 법인은 해당 결손금이 발생한 사업연도의 증명서류를 공제되는 소득의 귀속사업연도의 제60조에 따른 신고기한부터 1년이 되는 날까지 보관하여야 한다.’고 규정하고 있다.

또한 제2항에서는 ‘제1항의 경우에 법인이 대통령령으로 정하는 사업자로부터 재화나 용역을 공급받고 그 대가를 지급하는 경우에는 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 증명서류를 받아 보관하여야 한다. 다만, 대통령령으로 정하는 경우에는 그러하지 아니하다.’고 규정하고 있다.

또한 법인세법 시행령 제158조(지출증빙서류의 수취 및 보관) 제2항에서는 “법 제116조 제2항 각 호 외의 부분 단서에서 ‘대통령령으로 정하는 경우’란 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우를 말한다.”고 규정하면서 제1호에 ‘공급받은 재화 또는 용역의 건당 거래금액(부가가치세를 포함한다)이 3만원 이하인 경우’, 제2호에 ‘농·어민(한국표준산업분류에 의한 농업 중 작물재배업·축산업·복합농업, 임업 또는 어업에 종사하는 자를 말하며, 법인을 제외한다)으로부터 재화 또는 용역을 직접 공급받은 경우’, 제3호에 ‘소득세법 제127조 제1항 제3호에 규정된 원천징수대상 사업소득자로부터 용역을 공급받은 경우(원천징수한 것에 한한다)’, 제4호에 ‘제164조 제7항 제1호의 규정에 의한 용역을 공급받는 경우’, 제5호에 ‘기타 기획재정부령이 정하는 경우’로 규정하고 있다.

또한 제3항에서는 “법 제116조 제2항 제1호에서 ‘대통령령으로 정하는 것’이란 여신전문금융업법에 의한 직불카드, 외국에서 발행된 신용카드 및 조세특례제한법 제126조의2 제1항의 규정에 의한 선불카드(이하 이 조에서 ‘직불카드 등’이라 한다)를 말한다.”고 규정하고 있다.

또한 제4항에서는 ‘다음 각호의 1에 해당하는 증빙을 보관하고 있는 경우에는 법 제116조 제2항 제1호에 규정된 신용카드매출전표를 수취하여 보관하고 있는 것으로 본다.’고 규정하면서 제1호에 ‘여신전문금융업법에 의한 신용카드업자로부터 교부받은 신용카드 및 직불카드 등의 월별이용대금명세서’, 제2호에 ‘여신전문금융업법에 의한 신용카드업자로부터 전송받아 전사적자원관리시스템에 보관하고 있는 신용카드 및 직불카드 등의 거래정보(「국세기본법 시행령」제65조의7의 규정에 의한 요건을 충족하는 경우에 한한다)’로 규정하고 있다.

또한 제5항에서는 ‘법인이 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 지출증명서류를 받은 경우에는 법 제116조 제1항에 따라 지출증명서류를 보관한 것으로 보아 이를 별도로 보관하지 아니할 수 있다.’고 규정하면서 제1호에 ‘조세특례제한법 제126조의3 제4항에 따른 현금영수증’, 제2호에 ‘법 제116조 제2항 제1호에 따른 신용카드 매출전표’, 제3호에 ‘부가가치세법 제32조 제3항 및 제5항에 따라 국세청장에게 전송된 전자세금계산서’, 제4호에 ‘소득세법 시행령 제211조 제8항에 따라 국세청장에게 전송된 전자계산서’로 규정하고 있다.

한편 국세기본법 제85조의3(장부 등의 비치와 보존) 제1항에서는 ‘납세자는 각 세법에서 규정하는 바에 따라 모든 거래에 관한 장부 및 증거서류를 성실하게 작성하여 갖춰 두어야 한다.’고 규정하고 있고 제2항에서는 ‘제1항에 따른 장부 및 증거서류는 그 거래사실이 속하는 과세기간에 대한 해당 국세의 법정신고기한이 지난 날부터 5년간 보존하여야 한다. 다만, 제26조의2 제1항 제5호에 해당하는 경우에는 같은 호에 규정한 날까지 보존하여야 한다.’고 규정하고 있다.

또한 제3항에서는 ‘납세자는 제1항에 따른 장부와 증거서류의 전부 또는 일부를 전산조직을 이용하여 작성할 수 있다. 이 경우 그 처리과정 등을 대통령령으로 정하는 기준에 따라 자기테이프, 디스켓 또는 그 밖의 정보보존 장치에 보존하여야 한다.’고 규정하고 있고, 제4항에서는 ‘제1항을 적용하는 경우 전자문서 및 전자거래 기본법 제5조 제2항에 따른 전자화문서로 변환하여 같은 법 제31조의2에 따른 공인전자문서센터에 보관한 경우에는 제1항에 따라 장부 및 증거서류를 갖춘 것으로 본다. 다만, 계약서 등 위조ㆍ변조하기 쉬운 장부 및 증거서류로서 대통령령으로 정하는 것은 그러하지 아니하다.’고 규정하고 있다.

한편 국세기본법 기본통칙 85의3-0…1(전자기록 등에 의한 장부 등의 보존)에서는 ‘법 제85조의3 제1항의 규정에 의한 장부 및 증빙서류를 영 제65조의7 및 국세청장이 정하는 방법(전자기록의 보전방법 등에 관한 고시)에 따라 정보보존 장치에 의하여 보존하는 다음의 경우 실물을 보관하지 않을 수 있다.’고 규정하고 있고 제1호에 ‘당초부터 전산조직을 이용하여 장부 및 증빙서류를 생산한 경우’, 제2호에 ‘여신전문금융업법에 의한 신용카드업자로부터 신용카드 거래정보를 전송받아 보관하는 경우’로 규정하고 있다.

[관련 사례]

(서면-2018-법인-1312, 2018. 5. 31.)

문서로 받은 증빙서류를 스캐너 등을 통하여 국세기본법 시행령 제65조의7에서 정하는 기준에 적합하도록 정보보존 장치에 보존하는 경우 법인세법 제116조 제1항에 따라 원본증빙서류를 반드시 같이 보존하여야 하는 것이며, 법인이 장부와 증빙서류의 전부 또는 일부를 국세기본법 시행령 제65조의7 및 국세청장이 정하는 기준에 따라 전산조직을 이용하여 작성한 경우에는 그 자체가 원본이므로 이를 정보보존 장치에 보존하는 경우 장부 등의 비치 및 보존의무를 이행한 것으로 보는 것입니다.

(서면2팀-1978, 2005. 12. 5.)

법인이 장부와 증빙서류의 전부 또는 일부를 전산조직을 이용하여 작성한 경우 그 자체가 원본이므로「국세기본법 시행령」제65조의 7에서 정하는 기준에 적합하도록 정보보존 장치에 보존하는 경우 국세기본법 제85조의3에서 정하는 장부 등의 비치 및 보존의무를 이행하는 것이 되나, 문서로 받은 증빙서류를 스캐너나 키보드를 통하여 전산입력하여 정보보존 장치에 보존하는 경우 원본증빙서류를 반드시 같이 보존하여야 함

(서면2팀-1978, 2005. 12. 5.)

법인이 장부와 증빙서류의 전부 또는 일부를 전산조직을 이용하여 작성한 경우 그 자체가 원본이므로 국세기본법 시행령 제65조의7에서 정하는 기준에 적합하도록 정보보존 장치에 보존하는 경우 국세기본법 제85조의3에서 정하는 장부 등의 비치 및 보존의무를 이행하는 것이 되나, 문서로 받은 증빙서류를 스캐너나 키보드를 통하여 전산입력하여 정보보존 장치에 보존하는 경우 원본증빙서류를 반드시 같이 보존하여야 함