“이용하려면 근로자 기초자료 가급적 1월 중순 이전 등록해야”
2일 국세청은 “회사가 국세청 홈택스에서 제공하는 ‘편리한 연말정산 서비스’를 이용하려면 근로자의 급여 등 기초자료를 오는 3월 10일까지 등록해야 한다”면서 “국세청 홈택스에서는 1월 중순부터 ‘미리 알려주고 채워주는 편리한 연말정산’ 서비스를 제공하기 때문에 가급적 1월 중순 이전에 기초자료 등록을 하는 것이 좋다”고 안내했다.
회사가 이 서비스를 이용하면 근로자로부터 연말정산간소화 자료(홈택스에서 작성한 공제신고서 포함)를 On-line으로 간편하게 제출받아 연말정산을 쉽고 빠르게 진행할 수 있다. 다만 편리한 연말정산 서비스는 회사와 근로자의 편의를 증진하기 위한 것이므로, 의무적으로 이용해야 하는 것은 아니며 희망하는 경우에만 선택하여 이용할 수 있다. 회사에서 위임받은 세무대리인도 등록할 수 있으며 기간은 3일부터 3월 10일까지다.
등록해야 할 근로자 기초자료는 근로자 성명, 주민등록번호, 근로자의 급여(상세항목), 연금보험료(국민연금, 국민연금 외 공적연금), 건강보험료(노인장기요양보험료 포함), 고용보험료, 회사에서 일괄징수하는 기부금, 비과세 항목, 감면기간 및 감면대상, 기납부한 소득세･지방 소득세･농특세 등이다. 홈택스(근로자 기초자료등록)에서 제공하는 엑셀서식을 이용해 일괄등록하는 것도 가능하다.
‘편리한 연말정산’ 서비스 이용 방법
편리한 연말정산 서비스 이용은 회사의 경우 간편제출에서 근로자 기초자료 등록 → 공제신고서 관리에서 근로자가 제출한 공제신고서 또는 공제증명자료 다운로드 → 회사 자체 시스템에 업로드하여 지급명세서 작성의 경로를 거치면 된다. 회사에 자체 회계시스템이 없는 경우에는 ‘지급명세서 작성 관리’에서 지급명세서를 작성한 후 국세청으로 제출하면 된다. 근로자는 연말정산 간소화서비스에서 공제자료를 선택 → 공제신고서 작성하기로 가서 공제신고서 작성 → 간편제출에서 On-line 제출하면 된다. 자세한 내용은 홈택스 홈페이지 > 연말정산 > 편리한 연말정산 안내사항을 참조하면 된다.
회사가 간편제출(On-line)을 선택한 경우 이용 가능한 서비스
회사가 간편제출(On-line)을 선택한 경우 이용 가능한 서비스에는 먼저 공제신고서 자동작성이 있다. 근로자는 간소화서비스에서 공제자료를 선택하고 추가 수집자료(예: 안경구입비 등)를 입력하면 공제신고서 전산작성이 가능하다. 이와 함께 간편 온라인 제출이 가능하다. 근로자는 홈택스에서 작성한 공제신고서와 간소화서비스에서 선택한 공제자료를 회사에 홈택스를 통해 온라인으로 제출할 수 있게 된다. 연말정산세액 자동계산 서비스도 이용할 수 있다. 근로자가 간소화서비스에서 선택한 공제자료 또는 이미 자동작성된 공제신고서를 활용해 연말정산세액 자동계산이 되는 것이다.
맞벌이 근로자 절세안내도 받을 수 있다. 부양가족 선택 방법을 변경해 맞벌이 근로자 부부 세부담 합계가 최소화되는 방법을 찾을 수 있도록 모의계산해 준다. 다만 근로자 기초등록과 관계없이 근로자는 “연말정산세액 자동계산”, “맞벌이 근로자 절세 안내” 서비스 이용이 가능하다.
연말정산 기초자료는 왜 등록 하나요
먼저 연말정산 편의가 크게 높아진다. 회사와 근로자가 ‘편리한 연말정산’ 간편제출(On-line) 서비스를 통해 연말정산간소화 자료 또는 홈택스에서 작성한 공제신고서 등 연말정산 서류를 전산으로 주고받을 수 있어 연말정산 절차가 지금보다 더 쉽고 편리해 진다. 근로자 예상세액 계산도 편리하게 할 수 있다. 회사가 연말정산간소화 자료에 없는 총급여, 4대보험료 등을 등록하면 근로자가 이를 이용해 연말정산 예상세액을 간편하게 계산해 볼 수 있는 것이다. 근로자 개인정보도 보호할 수 있다. 회사가 먼저 근로자 성명, 주민등록번호를 등록하면 근로자가 제출할 회사를 확인·선택해 제출 할 수 있도록 하여 근로자가 간편제출(On-line)할 때 다른 회사로 잘못 제출해 개인정보가 유출되는 것을 방지할 수 있기 때문이다.
연말정산 기초자료를 등록하면 회사는 이렇게 편리합니다
먼저 연말정산 절차가 크게 간소화된다. 종전에는 많은 근로자가 연말정산간소화 자료를 이용해 공제신고서를 수기로 작성하고 회사에 서면으로 제출했으나, 근로자가 ‘편리한 연말정산’ 서비스에서 공제신고서를 전산 작성해 회사로 간편제출(On-line)함으로써 근로자는 연말정산 서류 제출이 간편해지고 회사는 연말정산 서류의 접수, 보관 및 관리가 쉬워지는 것이다.
지급명세서 작성･관리도 편리해 진다. 종전에 근로자가 서면 제출한 공제신고서를 수동입력해 지급명세서를 작성하던 중소규모 회사에서는 ‘편리한 연말정산’ 서비스에서 지급명세서 작성용 기초자료를 등록하면 근로자가 간편제출한 공제신고서를 활용하여 홈택스에서 지급명세서를 편리하게 작성(근로자 1천명 이하만 작성 지원)할 수 있다. 자체 연말정산 프로그램이 있는 회사도 근로자가 간편제출(On-line)한 공제신고서를 일괄로 다운로드 받아 자체프로그램으로 업로드 해 쉽게 지급명세서를 작성할 수 있다.
연말정산 기초자료 등록은 누가, 언제 하나요
연말정산 서류를 ‘편리한 연말정산’ 서비스로 간편제출(On-line) 받기를 희망하는 회사 또는 회사로부터 연말정산 업무를 위임 받은 세무대리인이 등록한다. 연말정산 기초자료는 ’17.1.3.(화)부터 3.10.(금)까지 회사가 등록할 수 있으나, 근로자가 연말정산을 마치기 전에(1월 중순 이전) 등록을 해야 근로자가 관련 서비스를 유용하게 이용할 수 있다. 다만, 연말정산 기초자료의 엑셀(Excell) 일괄 업로드(Up-Load) 기능은 ‘연말정산간소화’ 서비스 개통 및 부가가치세 확정신고로 인해 1.15.(일)～1.24.(화)까지는 18시～24시까지만 이용할 수 있고 부가가치세 확정신고 당일인 1.25.(수)에는 이용할 수 없음을 주의해야 한다.
연말정산 기초자료 등록은 어떻게 하나요
회사가 홈택스에 공인인증서로 로그인한 후 ‘간편제출(On-line)’ 의 ‘근로자 기초자료 등록’ 화면에서 엑셀 일괄등록 또는 화면에서 직접 입력하면 된다. 구체적으로 보면 국세청 홈택스→‘편리한 연말정산’→간편제출하기(On-line)→근로자 기초자료 등록의 경로를 거치면 된다. 엑셀 일괄등록은 엑셀 서식을 내려받아 작성한 후 일괄 등록하는 것이고, 개별 등록은 ‘근로자 기초자료 등록’ 화면에서 ‘추가’ 버튼 클릭한 후 성명･주민등록번호 입력, 급여･기납부세액 등 상세자료를 입력하는 것이다. 입력해야 하는 자료는 총급여, 연금보험료(국민연금 등 공적연금), 보험료 [건강보험료(노인 장기요양보험료 포함), 고용보험료], 회사 일괄 징수 기부금, 기납부한 소득세이다. 성명, 주민등록번호는 2015년 귀속 지급명세서 명단을 불러와서 직접 개별 입력할 수도 있다(총급여 등에 대한 상세자료를 직접 입력해야 한다).
1월 중순이후 회사가 이용할 수 있는‘편리한 연말정산’서비스는
먼저 공제신고서 전산 관리로 회사는 근로자로부터 간편제출(On-line) 받은 공제신고서를 다운로드 받아 공제항목 및 공제금액 등의 적정 여부를 검토･관리할 수 있다. 근로자가 작성한 공제신고서에 잘못이 있는 경우에는 회사가 근로자에게 사유를 기재해 반송할 수 있으며, 반송 받은 근로자는 수정해 다시 제출할 수 있다.
지급명세서 전산 작성도 가능하다. 회사가 근로자로부터 간편제출(On-line) 받은 공제신고서가 적정한 것으로 확인된 경우에는 회사가 미리 등록한 지급명세서 작성용 연말정산 기초자료와 공제신고서를 이용해 지급명세서를 전산 작성할 수 있다. 다만자체 프로그램으로 지급명세서를 작성할 회사는 이용이 필요 없다.
연말정산 기초자료 등록 시 유의할 사항
먼저 엑셀 일괄 업로드 건수가 제한되는 것에 유의해야 한다. 따라서 회사가 엑셀로 연말정산 기초자료를 일괄 업로드(Up-Load)할 경우 전산 과부하를 고려해 근로자 2천명 단위로 파일을 달리해야 한다.
다음으로 오류검증에 철저해야 한다. 회사가 자체 자료를 복사해서 엑셀서식에 붙여 넣은 후 업로드(Up-Load)할 경우 잘못된 값이 등록될 수 있으므로 반드시 오류검증을 거쳐 업로드(Up-Load)해야 한다. 예컨대 숫자값에 문자값이 들어가거나, 숫자나 공백이외의 값이 들어가는 오류 등을 검증해야 한다는 것이다.
회사가 연말정산 업무를 세무대리인에게 위임하기 위해서는 아래 사항을 유의해야 한다.
먼저 회사가 ‘편리한 연말정산’ 서비스를 세무대리인에게 위임하려면 세무대리인이 회사를 수임납세자로 먼저 등록해야 한다. 또한 회사는 국세청홈택스 > ‘편리한 연말정산’ > ‘간편제출하기(On-line)’ 서비스에서 세무대리인에게 연말정산 업무 위임을 동의해야 한다.
위임 동의한 회사는 연말정산 기초자료를 등록․수정할 수 없고(조회만 가능), 위임 받은 세무대리인이 회사를 대리해 연말정산 기초자료 등록 및 지급명세서를 작성할 수 있다.
